7 consejos para un teletrabajo más productivo y conciliador

Hace poco recibí por WhatsApp el siguiente chiste relacionado con el teletrabajo:

– No estamos nada contentos con tu rendimiento desde que estás teletrabajando desde casa.

– ¿Y para decirme eso me despertáis?

Sin llegar a casos tan extremos, la verdad es que teletrabajar puede llegar a suponer todo un desafío. Pero desde la pandemia es una modalidad muy extendida y que ofrece una serie de ventajas como menos desplazamientos, mayor flexibilidad y mejor conciliación, entre otras.

Así que si quieres llevar el teletrabajo lo mejor posible, aplica los siguientes consejos que te facilitarán enormemente incrementar tu productividad y equilibrar tu vida laboral y personal.

1- Crea una rutina matinal

Tener una rutina por la mañana es muy útil para activarse y establecer el tono para el resto del día. Para empezar, levántate siempre a la misma hora. Quizás al no tener que desplazarte puedas retrasar algo el despertador, pero no abuses y en cuanto suene apágalo y levántate, comenzarás el día con mayor sensación de control.

Si sabes que hacer ejercicio, ducharte o realizar cierta actividad te ayuda a ponerte las pilas ¡adelante!

Un tema muy importante es que no te quedes en pijama, ya que el utilizar la misma ropa con la que se duerme o descansa puede llevarte a una actitud de reposo o apatía que haga descender la productividad.

Por tanto vístete como si tuvieras que trabajar presencialmente. El no estar con la ropa de andar por casa te ayudará a cambiar el chip y sentir que vas a trabajar, lo que hará que te concentres con mayor facilidad. Además, hay que estar preparado por si surge alguna videoconferencia con la que no se contaba.

Cuando te sientes en la silla del escritorio debes estar ya listo para trabajar.

2- Ten un espacio de trabajo

Muchas personas creen que el teletrabajo es fantástico porque te permite trabajar desde la cama o el sofá. Este es uno de los peores errores que se pueden cometer. Hay que evitar que los sitios reservados para el descanso u ocio se conviertan en lugares de trabajo.

Así que encuentra un espacio en tu casa que facilite mantener cierta privacidad y no genere distracciones o interrupciones a cada momento. Lo ideal es tener el escritorio en un área tranquila que sirva para separar la vida laboral de la personal.

Esta área debe estar bien iluminada, a poder ser con luz natural. También debe tener una buena ventilación que te permita poder cerrar la puerta para concentrarte mejor.

Respecto al escritorio, procura que esté todo ordenado y no acumules demasiados papeles. Asegúrate de tener a mano todo el material que vayas a necesitar para no tener que levantarte a buscarlo cada dos por tres.

El ordenador debe situarse justo enfrente, a la altura de la vista, a una distancia razonable. También es recomendable utilizar un ratón que se adapte bien a la mano y la muñeca, además de una alfombrilla de calidad.

Si puedes contar con una silla ergonómica mucho mejor, así podrás regularla según tus necesidades para tener una postura cómoda y saludable. A ser posible que tenga reposabrazos.

Otra cuestión básica es disponer de una buena conexión a internet. Para ello comprueba la señal del WiFi y si es demasiado baja y te da problemas, recurre a un cable que te permita conectar directamente el router a tu ordenador.

Cuando vayas a ponerte a trabajar, lo mejor es que apagues el móvil. Si por motivos laborales no puedes, déjalo en silencio. También trata de cerrar todas aquellas aplicaciones del ordenador que te puedan distraer.

Y recuerda, cuando termines la jornada “cierra con llave”, aunque sea de forma simbólica, y no utilices este espacio para las horas de ocio.

3- Establécete un horario

Uno de los mayores riesgos de teletrabajar es no tener un horario que delimite claramente el tiempo de trabajo y el tiempo personal. Hay que evitar estar conectado las 24 horas del día, ya que solo se consigue desgastarse y bajar el rendimiento.

Con lo cual, establece los tiempos en los que vas a estar trabajando con el fin de aprovechar esas horas al máximo. Estar en casa no implica que tengas que trabajar más o menos de lo que sueles hacer habitualmente. Si trabajas para una empresa puedes seguir su horario habitual, lo que te facilitará la comunicación con tus compañeros.

Una vez hayas definido tu horario, notifícalo a todas aquellas personas de interés, como tu equipo de trabajo, familia y amigos, para que sepan cuándo estás disponible y cuándo no y evitar interrupciones.

Sobre las labores domésticas, no las hagas nunca en horario de trabajo. Identifica tus horas menos productivas para realizar este tipo de tareas. No te pongas en modo multitarea atendiendo varias cosas al mismo tiempo.

Seguro que vas a tener mil tentaciones para distraerte, pero hay que cumplir el horario de trabajo y evitar “el más tarde lo acabo”. Cuando hayas terminado será el momento de hacer otras cosas.

4- Planifica tu actividad

Para sacar el máximo provecho al horario que te has establecido, es necesario planificarse. Puedes hacerlo semanalmente el domingo, o diariamente durante la tarde anterior al día que corresponda. Marcarte unos objetivos y seguir una calendarización, te ayudará a comprometerte con las tareas y llevarlas a cabo.

Hablando de tareas, realiza un listado de todas las que tengas pendientes y prioriza entre ellas. Te puede resultar de utilidad recurrir a herramientas como Tasks, si eres usuario de Google, o To-Do si prefieres Microsoft. Y si quieres realizar un mejor seguimiento del estado de dichas tareas, puedes utilizar tableros Kanban y para ello te pueden ayudar las herramientas de Trello o Planner.

La productividad de cada persona varía, pero no se puede estar muchas horas seguidas trabajando ni tampoco solo dedicarle unos pocos minutos. Lo mejor es trabajar en bloques adaptables y manejables por un periodo de hasta dos horas. Dividir tu día de esta manera te ayudará muchísimo a mejorar la productividad de tu teletrabajo.

Es aconsejable comenzar cada día por las tareas más desafiantes, así no las pospondrás y el resto de la jornada te resultará mucho más llevadera. Otra recomendación es la de agrupar las tareas más pequeñas, como por ejemplo tratar todos los correos electrónicos en un momento determinado y así no tener que hacerlo varias veces al día.

5- Tómate descansos

Lo normal es que nuestra concentración empiece a decaer a partir de los 45 minutos, aunque hay personas que son capaces de trabajar bien durante más tiempo. Así que, aunque te queda trabajo por delante, haz una pausa de unos 5 minutos cada hora aproximadamente para volver con fuerzas renovadas.

Además de para despejar la mente, aprovecha los descansos para levantarte y caminar un poco para que así la falta de movilidad, al estar tantas horas sentado, no afecte negativamente a tu salud.

También puedes realizar pausas más largas durante el día, como una de unos treinta minutos para almorzar o realizar algo de ejercicio. Y de una hora al mediodía para comer, como lo harías en la oficina.

Durante los descansos es mejor que no tengas el ordenador al lado. Si necesitas consultar algo en internet hazlo a través del móvil u otro dispositivo distinto al que utilizas para trabajar.

6- No dejes de comunicarte

Al teletrabajar se genera una sensación de aislamiento, por eso es importante comunicarse con los compañeros de trabajo. En el caso de no tenerlos, se puede conversar con clientes o con otros profesionales.

Para este tema es vital definir los canales de comunicación que se van a utilizar. Es muy recomendable recurrir a herramientas profesionales como Slack o Teams y no usar WhatsApp para que no haya interferencias con conversaciones personales que te acaben distrayendo. También te permitirán cerrarlas y no abrirlas hasta que te vuelvas a incorporar a tu jornada laboral.

Por cierto, no lo centres todo en enviar mensajes o correos electrónicos, realiza llamadas telefónicas o videoconferencias para que haya un contacto más cercano. Y además de para ponerse al día sobre temas laborales, dedica un rato para hablar de temas más personales, compartiendo cómo estáis y cómo os ha ido la semana.

Si ya socializar es algo altamente necesario, trabajando desde casa lo es aún más.

7- Desconecta al acabar la jornada laboral

Trabajar desde casa muy a menudo comporta dificultades para desconectar al final del día. El tener muy cerca el espacio de trabajo puede recordarte todo lo que tienes pendiente de acabar o incluso hacerte alargar tu jornada para finalizarlo.

Para “cerrar sesión”, revisa todo lo que has hecho durante la jornada y lo que haya podido quedar pendiente apúntalo en tu lista de tareas para el día siguiente. Después apaga el ordenador.

Eso sí, no te pongas entonces con el móvil a revisar de manera constante el correo, las notificaciones de mensajes,… y trata de desconectar digitalmente.

Así que si puedes sal de casa y aprovecha para ir a comprar, pasear o hacer cosas con la familia u amigos. Por supuesto también puedes hacer ejercicio, si no lo has hecho en alguna pausa durante el día, ya que es fundamental para tener un estilo de vida saludable que te ayude a rendir no solo en el trabajo sino en cualquier otro aspecto de tu vida.

La relajación también es muy importante, sobre todo para la salud mental. El yoga, la meditación y prácticas por el estilo ayudan a reducir el estrés por todos los quehaceres laborales y a centrarse en otras cosas.

En definitiva, mantén una vida activa que te permita desconectar y disfrutar durante tu tiempo libre.

Ahora ya conoces estos siete consejos que seguro mejorarán tu experiencia con el teletrabajo y te ayudarán a ser más productivo y a conciliar mucho mejor tu vida laboral y tu vida personal.